5 minutesL’Appel d’Offres se caractérise souvent par une procédure longue et complexe. Les directions des achats sont de plus en plus exigeantes… Il n’est donc pas facile de trouver le juste équilibre pour répondre aux problématiques des opérationnels tout en proposant une offre au juste prix.
Les offres génériques ne suffisent plus pour sortir du lot : il est nécessaire de personnaliser votre offre et d’y refléter votre valeur ajoutée pour faire la différence face à la concurrence.
Définition
L’appel d’offres est une procédure dans laquelle une entreprise (le commanditaire) met en concurrence plusieurs offres afin de choisir un fournisseur (le soumissionnaire), qui sera le plus à même de répondre à son besoin, selon des critères définis.
Chiffre clé
« 75% des offres reçues par les donneurs d’ordres sont perçues comme génériques et ne répondant pas au besoin. »
Source : Vecteurplus
Appel d’offres : les éléments à mentionner dans votre réponse
Après avoir reçu la demande d’information (RFI) puis l’appel d’offres (RFP), c’est à vous de jouer pour rendre une réponse qui fera la différence face à vos concurrents. Qu’il s’agisse d’un appel d’offres public ou d’une consultation privée, vous devrez marquer des points dès le début. Outre un certain formalisme à respecter, pensez à valoriser vos marqueurs différenciants, notamment dans votre mémoire technique. Bien souvent, le plan à suivre vous sera donné avec les éléments à y figurer et un ordre établi. Néanmoins, voici une checklist des points essentiels à ne pas oublier !
- La raison d’être de votre entreprise : la genèse du projet, etc.
- Le récapitulatif des enjeux et problématiques de votre prospect : montrez-lui que vous comprenez ses besoins.
- La manière dont votre solution vient répondre aux enjeux cités précédemment (vos moyens humains, techniques, logistiques…) : votre force de proposition doit être mise en avant !
- Votre positionnement tarifaire: soignez votre grille de prix en la rendant la plus simple et la plus lisible possible.
- Votre méthodologie de mise en œuvre (gestion dans le temps, reporting, maintenance… : expliquez comment vous allez mettre en place la prestation pour votre prospect.
- Vos références : mettez-les en scène sous forme d’études de cas.
- La présentation de votre entreprise (votre historique, vos chiffres-clés, vos certifications…) : en bref, utilisez cette partie pour mettre en avant tout ce qui concerne votre structure, et que vous n’avez pas déjà mis en scène dans les parties précédentes.
Appel d’offres : organisez vos ressources pour être prêts à temps
La préparation d’une réponse à un appel d’offres est souvent source de stress pour les équipes. Qui fait quoi ? Qui écrit ? Qui relit le document ? Qui le met en forme ? Combien de temps laisser à chacun ?
Pour éviter de finaliser le document à 23h59 pour une remise au plus tard à minuit, organisez-vous en mode projet. Plus facile à dire qu’à faire… Mais pour mener à bien votre mission dans les meilleures conditions, cette étape est indispensable.
Concevez un tronc commun que vous pourrez réutiliser à chaque appel d’offres : il vous fera gagner un temps considérable. Puis, réfléchissez aux différentes briques solutions qui viendront l’enrichir en fonction des éléments que vous voudrez valoriser.
Pas besoin de réinventer la roue à chaque appel d’offres ! Prenez le temps de concevoir cette préparation en amont en vous posant les bonnes questions : quelle est notre valeur ajoutée ? Quels sont nos marqueurs différenciants ? Comment valoriser les enjeux de nos prospects ? Comment leur montrer que nous sommes au-dessus du lot ?
Préparez également des études de cas par segment de marché et/ou par typologie de clients : vous pourrez ainsi adapter les cas présentés pour qu’ils permettent à votre prospect de se projeter.
Appel d’offres : soignez le fond autant que la forme
Le cadre requis est souvent strict. Respectez scrupuleusement les règles établies et la structure définie. Pensez à adopter un style rédactionnel clair avec des phrases courtes pour être facilement compréhensible. Réfléchissez également à l’exploitation de vos annexes : elles servent justement à appuyer votre propos et à ne pas trop charger le corps de votre mémoire technique.
La forme ne doit pas non plus être négligée. Elle est toute aussi importante que la rédaction, et permet d’illustrer votre savoir-faire.
Pensez premièrement aux contrastes pour valoriser vos marqueurs différenciants. Utilisées en parcimonies, les couleurs, textures, polices et autres artifices aident à rendre votre mémoire plus agréable à lire. Utilisez également des schémas, graphiques, ou illustrations pour résumer vos données et les mettre en avant. Ils évitent à votre lecteur de se voir lire des paragraphes interminables…
Ainsi, il est primordial de capitaliser à la fois sur le fond et sur la forme de votre mémoire technique si vous voulez vous démarquer de la concurrence et gagner vos appels d’offres.
Pensez à mettre votre prospect au cœur de vos messages et de travailler chaque élément qui constituera votre réponse.
Source : Vecteurplus
